Das Wichtigste: Buchen Sie die Location drei bis vier Monate vorher, rechnen Sie mit einem Pro-Kopf-Budget inklusive Essen, Getränken und Programm, und beachten Sie den Freibetrag von 110 € pro Mitarbeiter und Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG).
1. Zeitplan: Warum früh buchen?
Die Freitage und Samstage zwischen Ende November und Mitte Dezember sind die begehrtesten Termine des Jahres. Für Gruppen ab 100 Personen empfiehlt sich eine Buchung im September oder Oktober. Ein Ausweichtermin – zum Beispiel ein Donnerstag – erhöht die Chancen deutlich.
2. Budget: Was kostet eine Weihnachtsfeier pro Person?
Entscheidend ist, was im Preis steckt. Vergleichen Sie Angebote immer inklusive Location, Personal, Technik, DJ, Security, Catering und Getränken. Im Tivoli Cologne sind diese Posten in einem Paketpreis enthalten:
- Classic: 130 € pro Person – Catering, Getränke (außer Champagner, Longdrinks, Cocktails), DJ, Personal, Security
- Royal: 280 € pro Person – zusätzlich Champagner-Empfang, zwei Cocktails und Premium-Buffet mit fünf Hauptspeisen
3. Steuer: der 110-€-Freibetrag
Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr bleiben Zuwendungen bis 110 € (brutto) pro teilnehmendem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei. Maßgeblich sind die Gesamtkosten geteilt durch die tatsächlich Teilnehmenden. Beträge darüber sind steuerpflichtig, können aber pauschal mit 25 % versteuert werden. Stimmen Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung ab.
Rechenbeispiel: 120 Mitarbeitende im Classic-Paket = 15.600 €. Davon liegen 120 × 110 € = 13.200 € im Freibetrag, 2.400 € darüber.
4. Checkliste
- Budget und Teilnehmerzahl grob festlegen
- Location mit Ausweichtermin anfragen
- Save the Date verschicken
- Menüwünsche und Unverträglichkeiten sammeln
- Programmpunkte (Rede, Ehrungen, Tombola) planen
- Finale Teilnehmerzahl eine Woche vorher bestätigen
- An- und Abreise kommunizieren (KVB, Taxi)
